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怀化学院内部控制制度(试行)
[ 作者: 计财处    出自:    发表时间: 2017-05-26   点击: 753 ]
 

怀化学院内部会计控制制度(试行)

怀院发[2010]37

第一章     

第一条  为了促进我校内部会计控制建设,加强内部会计监督,维护我校财经秩序,保证会计资料真实、准确、完整,堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为,根据《中华人民共和国会计法》(以下简称《会计法》)和《内部会计控制规范——基本规范(试行)》等法律法规和《怀化学院财务管理制度》等规章制度,制定本制度。

第二条  内部会计控制是指我校为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。

第三条  本制度约束我校内部涉及会计业务的所有部门和所有人员,任何部门和个人都不得拥有超越本制度的权力。

第四条  本制度保证我校内部涉及会计工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分,坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。同时,遵循成本效益原则,以合理控制成本达到最佳的控制效果。

第五条           我校校长、分管校领导和各部门主要领导对我校内部会计控

制的建立健全及有效实施负责。

第二章  内部会计控制的内容

第六条  我校内部会计控制涵盖我校内部涉及会计工作的各项经济业务及相关岗位,并针对业务处理过程中的关键控制点,落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。具体内容主要包括:货币资金、实物资产、工程项目、采购与付款等经济业务的会计控制。

第七条  对货币资金收支和保管业务建立严格的授权批准制度,办理货币资金业务的不相容岗位分离,相关机构和人员相互制约,确保货币资金的

安全。

第八条  建立实物资产管理的岗位责任制度,对实物资产的验收入库、领用、保管及处置等关键环节进行控制,防止各种实物资产被盗、毁损和流失。

第九条  建立规范的工程项目决策程序,明确相关机构和人员的职责权限,建立工程项目投资决策的责任制度,加强工程项目的预算、招投标、质量管理等环节的会计控制,防范决策失误及工程发包、承包、施工、验收等过程中的舞弊行为。

第十条   合理设置采购与付款业务的机构和岗位,建立和完善采购与付款的会计控制程序,加强请购、审批、合同订立、采购、验收、付款等环节的会计控制,堵塞采购环节的漏洞,减少采购风险。

第十一条  加强对筹资活动的会计控制,合理确定筹资规模和筹资结构、选择筹资方式,降低资金成本,防范和控制财务风险,确保筹措资金的合理、有效使用。

 第三章  内部会计控制的方法

第十二条  内部会计控制的方法主要包括:不相容职务相互分离控制、授权批准控制、会计系统控制、预算控制、风险控制、内部报告控制、电子信息技术控制等。

第十三条  不相容职务相互分离控制是按照不相容职务相分离的原则,合理设置会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。

不相容职务主要包括:授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务。

第十四条  授权批准控制是明确规定涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,我校内部的各级管理层及经办人员必须在授权范围内行使职权和承担责任,也必须在授权范围内办理业务。

第十五条  会计系统控制是依据《会计法》和国家统一的会计制度,制定适合我校的会计制度,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,使用规范的财务软件,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。

第十六条  预算控制是加强预算编制、执行、分析、考核等环节的管理,明确预算项目,建立预算标准,规范预算的编制、审定、下达和执行程序,及时分析和控制预算差异,采取改进措施,确保预算的执行。

预算内资金实行“一支笔”限额审批,限额以上资金按《怀化学院借款与报销管理暂行办法》、的审批程序和要求进行审批。严格控制无预算的资金支出。

第十七条  风险控制是树立风险意识,针对各个风险控制点,建立有效的财务预警机制,定期测算学校贷款风险,合理确定融资成本,制定合理的还贷计划等措施,对财务风险和贷款风险进行全面防范和控制。

第十八条  内部报告控制是建立和完善内部报告制度,全面反映经济活动情况,及时提供业务活动中的重要信息,增强内部管理的时效性和针对性。

第十九条  电子信息技术控制是运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制的有效实施;同时加强对财务会计电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制。

第四章  内部会计控制的检查

第二十条  我校重视内部会计控制的监督检查工作,由审计处和纪检监察室等专门机构或者指定专门人员具体负责内部会计控制执行情况的监督检查,确保内部会计控制的贯彻实施。内部会计控制检查的主要职责是:

() 对内部会计控制的执行情况进行检查和评价。

() 写出检查报告,对涉及会计工作的各项经济业务、内部机构和岗位在内部控制上存在的缺陷提出改进建议。

() 对执行内部会计控制成效显著的内部机构和人员提出表彰建议,对违反内部会计控制的内部机构和人员提出处理意见。

第二十一条 内部会计控制监督检查的内容主要包括:

(一)监督检查相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在不相容职务混岗的现象。  

(二)监督检查授权批准制度的执行情况。重点检查授权批准手续是否健全,是否存在越权审批行为。

(三)支付款项印章的保管情况。重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象。  

(四)票据的保管情况。重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全,票据保管是否存在漏洞。

()应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

(六)各类款项支付制度的执行情况。重点检查物资采购款、工程款、材料设备款及其他费用的支付是否符合相关法规、制度和合同的要求。

()有关单据,凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全,使用和保管制度是否存在漏洞。

(八)工程项目概预算控制制度的执行情况。重点检查概预算编制的依据是否真实,是否按规定对概预算进行审核。  

(九)竣工决算制度的执行情况。重点检查是否按规定办理竣工决算、实施决算审计。

 第二十二条  对监督检查过程中发现内部控制中的薄弱环节,应当采取措施,及时加以纠正和完善。

第二十三条  可以聘请中介机构或相关专业人员对我校内部会计控制的建立健全及有效实施进行评价,接受委托的中介机构或相关专业人员

应当对我校内部会计控制中的重大缺陷提出书面报告。

第五章 货币资金内部会计控制

(一)岗位分工及授权批准

第二十四条 货币资金是指我校所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。

  第二十五条  我校建立货币资金业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
  出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。单位不得由一人办理货币资金业务的全过程。重要会计岗位原则上3年轮换一次,轮换时填写正式的《会计工作交接表》,并由计财处处长监交。

  第二十六条 办理货币资金业务,配备合格的人员,并根据单位具体情况进行岗位轮换。
  办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德,忠于职守,廉洁奉公,遵纪守法,客观公正,不断提高会计业务素质和职业道德水平。

  第二十七条 对货币资金业务建立严格的授权批准制度,明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。

  第二十八条 审批人根据货币资金授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。
  经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。

第二十九条 计财处应当按照规定的程序办理货币资金支付业务。
  (一)支付申请  单位有关部门或个人用款时,应当提前向审批人提交货币资金支付申请,注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容,并附有效经济合同、证明或相关附件。
  (二)支付审批  审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请,审批人应当拒绝批准。

(三)支付审核和复核  审核人应当对批准后的货币资金支付申请进行审核,审核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确,手续及相关单证是否齐备,金额计算是否准确,支付方式、支付单位是否妥当等。审核无误后,交由复核人进行复核,复核无误后,交由出纳人员办理支付手续。
  (四)办理支付  出纳人员应当根据复核无误的支付申请,按规定办理货币资金支付手续。

  第三十条 我校对于重要货币资金支付业务,应当实行集体决策和审批,并建立责任追究制度,防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。

  第三十一条 严禁未经授权的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。

(二) 现金和银行存款的管理

  第三十二条 加强现金库存限额的管理,超过库存限额的现金应及时存入银行,我校规定库存现金限额不得超过5000元。

第三十三条 根据《现金管理暂行条例》规定,结合我校的实际情况,确定了我校经费开支的现金的开支范围为:一次支付金额在1000元以下的可用现金结算,超过1000元的原则上通过银行办理转账结算或网上银行支付。

第三十四条 现金收入必须在当日下班前存入学校开户银行帐户,不得用于直接支付我校自身的支出。因特殊情况需坐支现金的,应事先报经开户

银行审查批准。我校借出款项执行严格的授权批准程序,严禁擅自挪用、借出货币资金。

  第三十五条 取得的货币资金收入及时入账,严禁私设小金库,严禁设置账外账,严禁收款不入账。

第三十六条 严格按照《支付结算办法》等国家有关规定,加强银行账户的管理,严格按照规定开立账户,办理存款、取款和结算。

我校由审计处或纪检监察室定期或不定期检查、清理银行账户的开立及使用情况,发现问题,及时处理。

加强对银行结算凭证的填制、传递及保管等环节的管理与控制。

  第三十七条 严格遵守银行结算纪律,不准签发没有资金保证的票据或远期支票,套取银行信用;不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据,套取银行和他人资金;不准无理拒绝付款,任意占用他人资金;不准违反规定开立和使用银行账户。

  第三十八条 现金出纳每天至少进行一次现金盘点,确保现金帐面余额与实际库存相符。银行出纳定期核对银行账户,每月至少核对一次,银行对帐单由计财处负责人和审计处设专人审签,并编制银行存款余额调节表,使银行存款账面余额与银行对账单调节相符。如发现不符,应查明原因,及时处理。

第三十九条 定期和不定期地进行现金盘点,确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符,及时查明原因,作出处理。

(三)票据及有关印章的管理

  第四十条 加强与货币资金相关的票据的管理,明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,并派专人专设登记簿进行记录,防止空白票据的遗失和被盗用。

第四十一条 加强银行预留印鉴的管理。财务专用章由专人保管,个人名章由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章,货币资金相关的票据保管人不得管理印章。按规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务,必须严格履行签字或盖章手续。

第六章  采购与付款内部会计控制

(一)  岗位分工与授权批准

第四十二条 我校建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

采购与付款业务不相容岗位至少包括:   

()请购与审批;   

()询价与确定供应商;   

()采购合同的订立与审计;   

()采购与验收;   

()采购、验收与相关会计记录;  

 ()付款审批与付款执行。    

我校不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。    

第四十三条 我校对采购与付款业务建立严格的授权批准制度,明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。

第四十四条 审批人根据采购与付款业务授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。

 经办人在职责范围内,按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。   

第四十五条 我校对于重要和技术性较强的采购业务,组织专家进行论证,实行集体决策和审批,防止出现决策失误而造成严重损失。   

第四十六条 按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务,并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加强请购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭证,采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

  (二)  请购与审批控制

第四十七条 建立采购申请制度,依据购置物品或劳务等类型,确定国资处为管理部门,授予相应的请购权,并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。    

第四十八条  加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目,具有请购权的部门应严格按照预算执行进度办理请购手续;对于超预算和预算外采购项目,具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。   

第四十九条 建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目,明确审批权限,由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购申请进行审批。

(三)采购与验收控制

 第五十条 建立采购与验收环节的管理制度,对采购方式确定、供应商选择、验收程序等作出明确规定,确保采购过程的透明化。    

第五十一条 根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式,小额星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

 我校制定例外紧急需求的特殊采购处理程序。

 第五十二条 我校充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况,采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序,并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也由经授权的部门事先对价格等有关内容进行审查。

 第五十三条 根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件,由独立的验收组或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,出具验收证明。

 对验收过程中发现的异常情况,负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告;有关部门应查明原因,及时处理。 

(四)付款控制

第五十四条 按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《货币资金内部会计控制》等规定办理采购付款业务。 

第五十五条 计财处在办理付款业务时,应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

第五十六条 建立预付账款和定金的授权批准制度,加强预付账款和定金的管理。

第五十七条 加强应付账款和应付票据的管理。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。

第五十八条  由国有资产管理处定期与供应商和计财处核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符,应查明原因,及时处理。

第七章  基建(修缮)与付款内部会计控制

(一) 岗位分工与授权批准

第五十九条 建立工程项目业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理工程项目业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。工程项目业务不相容岗位一般包括:

(一)项目建议、可行性研究与项目决策;  

(二)概预算编制与审核;  

(三)项目实施与价款支付;  

(四)竣工决算与竣工审计。

  第六十条 我校配备专门的会计人员办理工程项目会计核算业务,办理工程项目会计业务的人员应当熟悉国家法律法规及工程项目管理方面的专业知识。

  第六十一条 对工程项目相关业务建立严格的授权批准制度,明确审批人的授权批准方式、权限、程序、责任及相关控制措施,规定经办人的职责范围和工作要求。

  第六十二条 审批人根据工程项目相关业务授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。
  经办人在职责范围内,按照审批人的批准意见办理工程项目业务。对于审批人超越授权范围审批的工程项目业务,经办人有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。严禁未经授权的机构或人员办理工程项目业务。

六十三 制定工程项目业务流程,明确项目决策、概预算编制、价款支付、竣工决算等环节的控制要求,并设置相应的记录或凭证,如实记载各环节业务的开展情况,确保工程项目全过程得到有效控制。

(二) 项目决策控制

  第六十四条 建立工程项目决策环节的控制制度,对项目建议书和可行性研究报告的编制、项目决策程序等作出明确规定,确保项目决策科学、合理。

  第六十五条 组织工程、技术、财会等部门的相关专业人员对项目建议书和可行性研究报告的完整性、客观性进行技术经济分析和评审,出具评审意见。

第六十六条 建立工程项目的集体决策制度,决策过程应有完整的书面记录。严禁任何个人单独决策工程项目或者擅自改变集体决策意见。

  第六十七条 建立工程项目决策及实施的责任制度,明确相关部门及人员的责任,定期或不定期地进行检查。

(三) 概预算控制

  第六十八条 建立工程项目概预算环节的控制制度,对概预算的编制、审核等作出明确规定,确保概预算编制科学、合理。

  第六十九条 组织工程、技术、财会等部门的相关专业人员对编制的概预算进行审核,重点审查编制依据、项目内容、工程量的计算、定额套用等是否真实、完整、准确。

(四) 价款支付控制

  第七十条  建立工程进度价款支付环节的控制制度,对价款支付的条件、方式以及会计核算程序作出明确规定,确保价款支付及时、正确。

 第七十一条 办理工程项目价款支付业务,应当符合货币资金内

部会计控制》的有关规定。办理工程项目采购业务,应当符合《采购与付款

内部会计控制》的有关规定。

第七十二条 会计人员应对工程合同约定的价款支付方式、有关部门提交的价款支付申请及凭证、审批人的批准意见等进行审查和复核。复核无误后方可办理价款支付手续。在办理价款支付业务过程中发现拟支付的价款与合同约定的价款支付方式及金额不符,或与工程实际完工情况不符等异常情况,应当及时报告。

  第七十三条 因工程变更等原因造成价款支付方式及金额发生变动的应提供完整的书面文件和其他相关资料。会计人员应对工程变更价款支付业务进行审核。

  第七十四条 应当加强对工程项目资金筹集与运用、物资采购与使用、财产清理与变动等业务的会计核算,真实、完整地反映工程项目资金流入流出情况及财产物资的增减变动情况。

(五)竣工决算控制

  第七十五条 建立竣工决算环节的控制制度,对竣工清理、竣工决算、竣工审计、竣工验收等作出明确规定,确保竣工决算真实、完整、及时。

  第七十六条 建立竣工清理制度,明确竣工清理的范围、内容和方法,如实填写并妥善保管竣工清理清单。

  第七十七条 依据国家法律法规的规定及时编制竣工决算。组织有关部门及人员对竣工决算进行审核,重点审查决算依据是否完备,相关文件资料是否齐全,竣工清理是否完成,决算编制是否正确。

第七十八条 建立竣工决算审计制度,及时组织竣工决算审计。未实施竣工决算审计的工程项目,不得办理竣工验收手续。

第七十九条 及时组织工程项目竣工验收,确保工程质量符合设计要求。

单位应当对竣工验收进行审核,重点审查验收人员、验收范围、验收依据、验收程序等是否符合国家有关规定。

  第八十条 验收合格的工程项目,应当及时编制财产清单,办理资产移交手续,并加强对资产的管理。

第八章 附   

  第八十一条 本制度由计财处负责解释。

  第八十二条 本制度自发布之日起施行。

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